Ini tugas dan peran wedding organizer yang perlu diketahui pengantin

Jakarta (ANTARA) - Mengurus persiapan pernikahan bukan pekerjaan yang ringan. Banyak pasangan memilih melibatkan wedding organizer (WO) agar proses menuju hari bahagia berjalan sesuai rencana dan tidak banyak menguras energi.

Kehadiran WO pun dianggap dapat membantu pasangan mengelola kebutuhan acara, mulai dari penyusunan konsep pernikahan.

Di tengah tingginya kebutuhan jasa WO, beberapa kasus penipuan oleh oknum tidak bertanggung jawab sempat mencuat dan merugikan banyak calon pengantin.

Tak hanya kerugian materi, kegagalan acara juga bisa meninggalkan rasa trauma dan kekecewaan para calon pengantin.

Karena itu, para pasangan perlu memahami peran WO serta mengetahui apa saja tanggung jawab yang seharusnya mereka jalankan.

Apa itu wedding organizer (WO)?

Wedding organizer adalah tim profesional yang bertugas membantu calon pengantin dalam merencanakan, mengelola, dan mengeksekusi rangkaian acara pernikahan.

Dengan bantuan WO, pasangan dapat lebih fokus menikmati momen pernikahan dan menyambut tamu tanpa repot.

WO bekerja seperti asisten pribadi, yang mengawal setiap detail dari konsep, susunan acara, koordinasi vendor, hingga memastikan seluruh rangkaian berjalan sesuai harapan pengantin.

Pembagian tugas di dalam tim WO juga biasanya jelas, yakni mencakup divisi persiapan, pelaksanaan, pendamping mempelai, konsumsi, timekeeper, penerima tamu, perlengkapan, hingga seorang leader yang mengawasi keseluruhan acara.

Tugas dan tanggung jawab wedding organizer

Berikut beberapa tugas dan tanggung jawab penting WO yang perlu diketahui:

1. Menyusun tema dan konsep pernikahan

Tugas dan tanggung jawab WO yang utama yakni membantu pasangan menentukan tema dan konsep terbaik untuk hari pernikahan.

Meski beberapa WO menawarkan paket konsep siap pakai, diskusi tetap diperlukan untuk menyesuaikan ide dengan keinginan klien. Diskusi ini memastikan acara berjalan sesuai harapan kedua mempelai.

2. Berkoordinasi dengan semua vendor

WO menjadi penghubung antara pengantin dan seluruh vendor, seperti dekorasi, katering, rias, fotografi, hingga musik.

Jika klien sudah memiliki daftar vendor, WO akan melanjutkan komunikasi dan mengatur kebutuhan pernikahan. Namun, ada juga WO yang memiliki vendor mitra tersendiri, sehingga memudahkan proses kerja sama dan penyesuaian konsep.

3. Menyusun rundown acara

Kemudian, WO menyusun alur acara secara detail, mulai dari persiapan sebelum kedatangan tamu hingga rangkaian penutup.

Rundown ini pun perlu dibahas lebih dulu bersama klien untuk memastikan tidak ada bagian yang terlewat dan sesuai dengan kebutuhan keluarga.

4. Menyusun rincian anggaran

Selain persiapan rangkaian acara dan peralatan kebutuhan pernikahan, WO juga membantu mengatur anggaran berdasarkan budget yang dimiliki klien.

Dari nominal tersebut, WO akan menyesuaikan konsep, dekorasi, hingga vendor agar tetap sesuai kemampuan finansial pasangan tanpa mengurangi kualitas acara.

5. Menentukan venue pernikahan

Dalam tugasnya, WO juga berperan memberikan rekomendasi lokasi pernikahan yang sesuai tema dan anggaran klien.

Prosesnya melalui diskusi dengan klien untuk memastikan venue yang dipilih memenuhi ekspektasi, baik dari sisi kapasitas, fasilitas, maupun kenyamanan keluarga dan tamu.

6. Mengatur kelancaran acara

Pada hari pernikahan, WO menjadi pihak yang memastikan seluruh rangkaian berjalan tepat waktu.

Mereka tiba lebih awal untuk memeriksa kesiapan vendor, mempelai, hingga menjalankan rencana cadangan bila terjadi kendala, seperti perubahan cuaca atau situasi mendadak lainnya.

7. Tugas pasca acara

Usai acara, WO tetap melanjutkan tugasnya, seperti membantu pengiriman mahar, hantaran, dan kado pernikahan ke rumah pasangan.

WO juga memastikan kotak amplop berisi uang tamu aman dan diserahkan kepada pihak mempelai sesuai prosedur.

Tips memilih wedding organizer

Agar terhindar dari risiko kerugian atau penipuan, calon pengantin disarankan mempertimbangkan beberapa hal berikut:

• Lakukan riset reputasi dan rekam jejak WO melalui situs resmi atau media sosial.
• Tanyakan referensi dari keluarga, kerabat, atau pasangan yang pernah memakai jasanya.
• Pilih WO yang menawarkan layanan sesuai budget dan masuk akal, yakni tidak terlalu mahal atau terlalu murah.
• Pastikan tim WO responsif, transparansi terhadap perencanaan, dan berkomunikasi dengan jelas dengan pihak pasangan.
• Periksa vendor yang dimiliki WO untuk memudahkan komunikasi dan sesuai rencana.
• Pastikan tim memiliki manajemen kerja yang terstruktur dan disiplin dalam menangani detail.

Baca juga: Tak mau pusing urus pernikahan? ini empat peran wedding organizer

Baca juga: Ditreskrimum Polda Metro Jaya segera tangani kasus penipuan WO

Baca juga: Kasus penipuan WO, YLKI minta amendemen UU konsumen segera disahkan

Pewarta: Putri Atika Chairulia
Editor: Alviansyah Pasaribu
Copyright © ANTARA 2025

Dilarang keras mengambil konten, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk AI di situs web ini tanpa izin tertulis dari Kantor Berita ANTARA.